Tugas Akhir Teknologi Informasi

Nama               :Unzilla Astari

Nim                  : 13040112140154

Kelas                : E

Jurusan            : Ilmu Perpustakaan

RANCANGAN KONSEP DAN KEGIATAN PERKANTORAN
DI PERPUSTAKAAN


Abstrak

Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang bersangkutan. Office Layout juga mempunyai dua bentuk, bentuk perkantorn ada dua yaitu office layout terbuka dan office layout tertutup. Kegiatan perkantoran meliputi komunikasi, warkat, metode pengelohan, perabotan dan pengolahan, mesin, kontrol pimpinan pelaksana.

BAB I

Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang bersangkutan. Administrasi perkantoran merupakan subsistem organisasi kantor yang berfungsi sebagai pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dalam bentuk pelayanan ke dalam dan keluar organisasi.

Administrasi perkantoran tentunya berbeda dengan tata-usaha perkantoran, faktor pembeda ini yaitu terletak pada jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat pelaksanaan kegiatan. Sedangkan tata-usaha perkantoran adalah kegiatan yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang bergerak di setiap bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan tata-usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui ketrampilannya. Disamping itu kita juga harus memperhatikan tata ruang yang bagus agar mencapai hasil yang maksimal dan efektif, karena penataan kantor yang berserakan dan asal-asalan akan berpengaruh pada hasil kerja karyawan itu sendiri. Karena dalam sebuah kantor yang ruangannya sempit dan sumpek akan berpengaruh pada pemikiran karyawan itu sendiri. Sedangkan karyawan yang bekerja dalam ruang kerja yang tersusun dan tertata dengan rapi akan menghasilkan pekerjaan yang diinginkan dan sesuai dengan tujuannya. Karena karyawan yang bekerja didalam ruangan yang tersusun rapi tersebut pemikirannya tenang dan tidak sumpek dan karyawan tersebut bisa fokus pada pekerjaan itu.

1.2 Rumusan Masalah

Didalam makalah ini saya akan membahas, kegitan administrasi di perkantoran, konsep menejemen kantor yang ada di perpustakaan. Bagaimana susunan tataruang yang harus diperhatikan, tujuan office layout, keuntungan dan kelemahan office layout terbuka dan tertutup.

BAB II

Pembahasan

Dalam pembahasan kali ini saya akan membahas tentang kegiatan administrasi perkantoran dan juga tata ruang yang harus diperhatikan atau pastinya menjadi fokus utama dalam perkantoran ataupun perpustakaan. Tataruang kantor adalah pengaturan ruang kantor secara terinci untuk memberikan susunan perabotan dan perlengkapan yang praktis untuk melaksanakan pekerjaan kantor.

Tujuan office layout itu sendiri sangat penting sekali, karena dapat berpengaruh terhadap pekerjaan, misalnya:

·         Aktivitas tatausaha mengalir secara lancar.

·         Pekerjaan memiliki jarak tempuh sependek mungkin.

·         Ruang digunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.

·         Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.

·         Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.

·         Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisaasi itu.

·         Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.

·         Konsep manajemen yang ada di perpustakaan

v Konsep dasar manajemen kantor di perpustakaan

Manajemen perpustakaan sendiri tentunya merupakan salah satu kajian tentang apa dan bagaimana cara yang dapat dilakukan, baik melalui teori maupun praktik agar perpustakaan dapat dikelola dengan berdaya guna dan berhasil guna (Sutarno NS : 2004). Manajemen perpustakaan ini bertujuan agar perpustakaan yang keberadaannya ditengah-tengah masyarakat dapat menyeleksi, menghimpun, mengelola,  memelihara sumber informasi dan memperdayakan dengan memberikan layanan serta nilai tambah bagi mereka yang membutuhkannya. Dalam proses manajemen perpustakaan itu diambil dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan, sampai dengan proses mencapai sebuah tujuan, sehingga tugas perpustakaan dapat tersusun secara sistematis dan diharapkan dapat berjalan dengan baik, efektif, dan efisien. Di perkantoran terdapat pula konsep manajemen perkantoran yang dikenal, office layout ternuka dan office layout tertutup

§  Office Layout terbuka adalah tataletak ruang kantor yang bekerja bersama-sama oleh beberapa karyawan dan tidak dipisah-pisahkan tetapi semua aktifitas dilaksanakan pada satu ruangan yang besar.

v  Keuntungan ruang kantor terbuka ini adalah:

®    Biaya lebih rendah (tidak perlu penyekat &  tambahan biaya perawatan)

®    Bidang-bidang ruangan dapat dimanfaatkan secara maksimal.

®    Ada fleksibilitas bagi pegawai, bagian/seksi dapat berpindah

®    Mudah disesuaikan dengan perkembangan organisasi.

®    Pengawas pegawai mudah dilaksanakan

®    Komunikasi mudah dilaksanakan

®    Penggunaan mesin kantor dapat bergantian

®    Tata ruang mudah diubah

v  Namun disamping ada keuntungan ruangan kantor yang terbuka adapun juga ada kelemahannya, kelemahan ruangan yang tertutup ini adalah:

®    Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.

®    Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan memerlukan air cleaner/pengharum ruangan untuk mengurangi bau yang tidak enak.

®    Memungkinkan terjadinya kebisingan yang mengganggu konsentrasi kerja

v  Office Layout tertutup adalah tataletak ruang kantor yang bekerjanya dipisahkan dalam kamar-kamar atau ruangan dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Kelebihan ruang kantor tertutup ini adalah:

®    Baik untuk pekerjaan yang harus terjamin kepentingan kerahasiaan, dan keamanannya.

®    Konsentrasi terhadap pekerjaan dapat lebih mudah.

®    Lebih menghargai  tamu yang datang.

®    Keamanan surat-surat terjamin.

v  Disamping ada kelebihan tata ruanagn kantor tertutup juga ada kerugiannya, kerugian ruang kantor tertutup adalah:

®    Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk memisahkan ruangan, lebih banyak alat komunikasi, penerangan, ventilasi, peralatan kantor dan pemeliharaannya.

®    Mempersulit perubahan layout kantor atau fleksibilitas ruangan kurang.

®    Komunikasi dan koordinasi lebih sulit jika tidak ditunjang oleh alat komunikasi yang memadai.

®    Mempersulit pengawasan.

v  Kegiatan admintarisi perkantoran juga meliputi:

1.      Komunikasi (Communication) komunikasi ini meliputi

®    Pengiriman surat                         

®    Pelayanan pesuruh

®    Pipa hantaran

®    Telepon

®    Telegraf

®    Telex

®    Faximile

®    Papan pengumuman

®    Pelayanan terima tamu

2.      Metode, meliputi

®    Pengolahan bahan keterangan

®    Penyelidikan perkantoran

®    Analisis statistik

®    Prosedur pembagaan

®    Pengukuran hasil kerja tulis, dll

3.      Ruang Perkantoran (Office Space)

®    Pemanasan dan peredaran udara

®    Pendingin udara

®    Pantulan suara

®    Lukisan

®    Fasilitas kebersihan

®    Faktor keselamatan, dll

4.      Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines) meliputi

®    Mesin tambah

®    Mesin Cetak

®    Mesin faktur

®    Mesintik

®    Mesin pembukuan

®    Mesin hitung

®    Perlengkapan kirim surat

®    Perlengkapan penggandaan, dll

5.      Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipmet)

®    Meja

®    Kursi

®    Meja panjang

®    Perlengkapan arsip

®    Ruang dan peti besi

®    Perabotan fungsional, dll

6.      Warkat (Recods)

®    Pengkoordinasian formulir

®    Perancangan formulir

®    Pelayanan surat menyurat

®    Pola surat

®    Peninjauan surat menyurat

®    Pusat pengetikan (typing rools)

®    Metode pelaporan, dll

7.      Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls) meliputi

®    Perencanaan organisasi

®    Pemusatan atau Pemencaran pelayanan

®    Perencanaan anggaran

®    Perkiraan (Forecasting)

®    Pedoman petunjuk kerja

®    Koperensi

®    Analisis tugas pekerjaan, dll

BAB II

Kesimpulan

     Dari pembahasan di atas mengenai penataan ruang kantor kita dapat menyimpulkan bahwa penataan ruang kantor yang baik itu sangat penting agar terciptanya suasana kerja yang efektif dan mendukung dalam pelaksanaan pekerjaan dan pencapaian tujuan dalam sebuah pekerjaan itu.

DAFTAR PUSTAKA

www.ut.ac.id/html/suplemen/ipem4429/pelayanan.html

administrasiperkantoran.blogspot.com/2011/12/administrasi-perkantoran.html?m=1

Tugas Akhir Teknologi Informasi

Pelayanan Pustakawan Terhadap User

ABSTRAK

Perpustakaan itu adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk di gunakan pembaca. pustakawan dituntut harus mempunyai sikap seperti itu terhadap user, karena pustakawan itu dituntut untuk harus bisa memberikan pelayanan yang sesuai atau yang di inginkan, sehingga user tersebut merasa puas dan nyaman dan juga agar perpustakaan itu tetap dijadikan sebagai sumber untuk memperoleh atau mencari informasi yang masyarakat butuhkan.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1   Latar Belakang

Perpustakaan itu adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk di gunakan pembaca, bukan untuk dijual. Perpustakaan yang ada dan berkembang ini telah dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian budaya bangsa dan juga memberikan layanan jasa lainnya. Yang dimaksud dengan jasa lainnya itu sendiri adalah jasa dimana pustakawan memberikan jasa pelayanan kepada pemustaka atau bisa disebut user. Di dalam jasa pelayanan ini juga akan mempengaruhi nilai citra perpustakaan karena di dalam pelayanan perpustakaan ini nanti pustakawan akan langsung dipertemukan dengan usernya sehingga apabila pelayanan pustakawan terhadap usernya kurang begitu baik atau memuaskan maka user tersebut akan langsung berfikir bahwa pelayanan di perpustakaan tersebut buruk. Dan itu juga akan berdampak buruk terhadap anggapan masyarakat tentang perpustakaan. Maka dari itu saya mengambil judul “pelayanan pustakawan terhadap user” saya mengambil judul itu karena saya dulu pernah mengalaminya sewaktu saya berada di perpustakaan sekolah, dimana seorang pustakawan kurang baik untuk
memberikan jasa pelayanan kepada pemustaka.

1.2   Rumusan masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut, maka rumusan masalah

1.2.1       Bagaimanan memberikan pelayanan yang baik kepada pemustaka?

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Bagaimana memberikan pelayanan yang baik kepada pemustaka

Saya mengambil contoh tersebut karena sekitar dua tahun yang lalu  saya pernah mengalaminya. Waktu itu saya mendapatkan pelayanan yang kurang  baik di perpustakaan sekolah. Dimana pustakawan kurang peduli terhadap usernya dan tidak memberikan pelayan yang lebih dan memuaskan. Seperti halnya disaat user sedang ingin mencari buku yang dia butuhkan dalam waktu yang cepat. Tindakan seorang pustakawan itu hanya bisa untuk menyuruh usernya itu mencari buku itu sendiri di rak “pustakawan hanya memberitahukan dimana rak buku tersebut”. Menurut saya hal ini kurang efektif karena user memerlukan buku tersebut dalam waktu yang singkat. Sedangkan apabila user harus mencarinya sendiri maka akan cukup memakan waktu lama. Selanjutnya pustakawan diharapkan memilki sikap yang baik dalam memberikan pelayanan bagi user, sikap tersebut dapat meliputi :

1.       Pustakawan diharapkan mengedepankan kebutuhan usernya.

2.       Pustakawan harus bisa mempunyai kemampuan berkomunikasi yang baik dengan usernya.

3.       Pustakawan harus bisa menunjukan bahwa user adalah spesial

4.       Melayani user dengan tidak melakukan aktifitas yang lain.

5.       Pustakawan  harus cepat melayani.

6.       Pustakawan juga harus bersikap ramah dan santun.

Dari penjelasan diatas pustakawan dituntut harus mempunyai sikap seperti itu terhadap user, karena pustakawan itu dituntut untuk harus bisa memberikan pelayanan yang sesuai atau yang di inginkan, sehingga user tersebut merasa puas dan nyaman dan juga agar perpustakaan itu tetap dijadikan sebagai sumber untuk memperoleh atau mencari informasi yang masyarakat butuhkan.

BAB III
PENUTUP

3.1   Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan diatas maka sikap pustakawan itu harus bisa mengedepankan kebutuhan usernya dan juga pustakawan juga  harus bisa mempunyai kemampuan berkomunikasi agar user tersebut mendapatkan kepuasan terhadap pelayanan yang dberikan pustakawan itu.

3.2   Saran

Dari penjelasan di atas saya memberikan saran agar pustakawan itu harus bisa melayani usermya dengan baik agar user tersebut bisa mendapatkan kepuasan dan ilmu informasi yang dia inginkan, selaiin itu pustakawan juga harus lebih sabar, ramah, sopan terhadap user.